A formalização do seu negócio é o primeiro passo para o início das suas atividades empresariais, mas você precisa ficar atento para realizar corretamente todas as inscrições, licenças e alvarás necessários. Mesmo após ter em mãos o CNPJ, o Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, e estar inscrito na Previdência Social, há uma série de licenças, registros e alvarás municipais e estaduais que você irá precisar para funcionar legalmente.

A falta de algum desses documentos poderá atrasar ou até inviabilizar a abertura do seu empreendimento. Lembre-se que para cada ramo de atividade e/ou forma de constituição escolhida para abrir sua empresa, você precisará de autorizações distintas. A legislação do município e do estado onde sua empresa será instalada também pode exigir inscrições específicas. Por isso, é importante consultar um contador que conheça a legislação local.

Para te ajudar nesse importante passo empresarial, reunimos neste guia os principais documentos necessários para abrir uma empresa.

1 – Encontre um contador

Você precisa de um contador para abrir e manter sua empresa. O contador será seu maior aliado para organizar seus negócios e manter tudo em dia, dentro da lei, além de aprender mais sobre gestão e controle das finanças. Ainda não tem contador?

Uma empresa contábil pode auxiliar você nos passos seguintes.

2 – Contrato social

Basicamente, a elaboração do contrato social irá definir as participações de capital de cada um dos sócios do empreendimento, bem como definir quais serão as atividades da empresa e seu funcionamento (modelo tributário, participação dos sócios etc.). O próximo passo é verificar se o nome e o objeto social da empresa encontram-se disponíveis para que o documento seja elaborado, que, por sua vez, deverá ser reconhecido em cartório e assinado por um advogado.

Uma dica é avaliar, já nesse momento, se sua empresa pode enquadrar-se no Simples Nacional, que é uma excelente forma de reduzir alíquotas de tributos e simplificar sua forma de pagamento junto aos órgãos do Fisco.

3 – Registro na junta comercial

O primeiro deles é o registro na Junta Comercial ou no Cartório de Pessoas Jurídicas de seu estado. É a partir desse registro que sua empresa passará a existir oficialmente. Ele deve ser feito antes da obtenção do CNPJ e, apesar de não oferecer autorização para sua empresa começar a funcionar, é requisito essencial para prosseguir no processo de legalização dela. Lembre-se que você precisará realizar previamente uma consulta do nome empresarial escolhido, para verificar se já não existe outra empresa registrada com ele.

4 – Alvará de localização e funcionamento “CLI” Certificado de Licenciamento integrado

O principal documento obtido no município é o alvará de funcionamento, ele é a autorização final que lhe permite abrir as portas do seu negócio. Para o obter, você precisa comprovar na prefeitura da sua cidade que reúne todas as condições exigidas por lei para exercer a atividade de sua empresa. Essas condições podem variar de acordo com o município, estado e ramo de atividade.

Antes de o requerer e até mesmo de realizar a inscrição na junta comercial, você deverá fazer uma consulta prévia na prefeitura de sua cidade, para verificar se a atividade empresarial escolhida por você pode ser exercida no local onde pretende abrir a sua empresa.

5 – Inscrição estadual “CADESP”

A maioria dos estados possui um convênio com a Receita Federal que lhe possibilita obter a inscrição estadual pela internet junto com o seu CNPJ, por meio de um cadastro único. Em alguns casos, a inscrição estadual deve ser obtida antes do alvará de funcionamento. Essa inscrição é obrigatória para empresas que prestam serviços de comunicação e energia, além das empresas dos setores do comércio, indústria e serviços de transporte intermunicipal e interestadual. É a partir dela que você recebe a sua inscrição no ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

6 – Licenças e inscrições nos órgãos de regulação estaduais e municipais

As autorizações dos órgãos de vistoria são requisitos essenciais para conseguir o seu alvará de funcionamento. São bastante variáveis e dependem do ramo de atividade, local de instalação e até mesmo do porte de sua empresa. Algumas atividades empresariais precisam de autorização até das Forças Armadas – como é o caso das empresas que trabalham com artefatos explosivos, bélicos e produtos químicos controlados. Entre as inscrições e licenças mais comumente exigidas, estão as seguintes:

· Licença ambiental: Obtida em órgãos Municipais e Estaduais de meio ambiente e no IBAMA. Geralmente é exigida de empresas que exercem atividade industrial, metalúrgica, mecânica, têxtil, química, de calçados, atividade agropecuárias.

· Licença sanitária: Obtida em órgãos Municipais, Estaduais e Federais de vigilância sanitária. É exigida principalmente de empresas que atuam no setor de alimentação, medicamentos e cosméticos.

· Vistoria de cumprimento das normas de segurança: É realizada pelo Corpo de Bombeiros e praticamente todas as empresas estão sujeitas.

Além das inscrições e licenças municipais e estaduais, algumas atividades exigem a inscrição em órgãos federais, como o ministério do turismo, ministério da agricultura, pecuária e abastecimento, polícia federal, entre outros.

É essencial que você consulte um contador, que é a pessoa mais indicada para te orientar em todas as licenças e inscrições que sua empresa irá precisar de acordo com seu ramo de atividade e demais características.

Como abrir uma empresa? Passo a passo

Tire as ideias do papel

Dicas para abrir uma empresa

Não ter mais patrão e abrir o próprio empreendimento é um pensamento bastante recorrente entre os brasileiros. Muitos tiram essa ideia do papel e conseguem finalmente pôr o sonho em prática. O que ocorre, porém, é que apesar das boas intenções e da iniciativa, a falta de planejamento, em boa quantidade dos casos, acaba deixando esses empreendedores reféns de um novo chefe: os bancos.

Os números de fechamentos prematuros de empresas poderiam ser bem menores se os empresários tomassem certas precauções antes mesmo da inauguração. Por isso, fizemos uma lista de coisas que todo o empreendedor deve levar em consideração na hora de montar o negócio.

Pense na viabilidade da ideia

Antes de investir, o empreendedor deve fazer um rigoroso estudo do mercado. Além de identificar os futuros clientes e suas necessidades, apresentando soluções reais para elas, o empresário deve conhecer os serviços e preços praticados pela concorrência. Dessa forma, ele será capaz de desenvolver seu diferencial para se destacar no mercado.

Defina o capital inicial

Complementar o capital inicial da empresa com recursos dos bancos pode ser a sentença de extinção da empresa. Nos primeiros meses, a lucratividade pode não ser alta o suficiente para compensar essas dívidas, gerando juros, e isso dificultará bastante ficar no orçamento.

Ao calcular o capital inicial, leve em consideração todos os recursos essenciais para dar início às atividades, que vão desde a aquisição de mercadorias e máquinas, até mesmo gastos com a decoração da loja. Manter um capital de giro para as despesas dos primeiros meses também é uma boa forma para evitar futuras dores de cabeça.

Conheça os custos do negócio

Muitos empreendedores iniciantes, por falta de conhecimento do mercado, não conseguem enxergar todos as despesas que terão durante as suas atividades. Gastos como o 13º de funcionários e o FGTS devem ser levados em consideração na hora de contratar, por exemplo. Por isso, recomenda-se a formação de uma reserva de contingência para que o empreendedor não seja pego desprevenido.

Outra despesa importante para se levar em consideração é a carga tributária que recairá sobre o negócio. Lembre-se que pequenos empresários podem ser beneficiados pelo Simples Nacional.

Separe finanças pessoais das finanças da empresa

Apesar de ser uma ideia bastante simples, muitos empresários iniciantes têm dificuldade de dissociar uma coisa com a outra. Tirar dinheiro do caixa para comprar roupas ou pagar os produtos do estoque da empresa com o cartão de crédito pessoal, são péssimos exemplos de como lidar com as finanças. Para evitar essa “salada mista”, é importante definir um salário (pró-labore) para os sócios de acordo com a lucratividade da empresa.

Vale lembrar que o pró-labore só existe quando o sócio trabalha na empresa. Quando não forem esses o caso e o sócio atuem apenas como investidor, deve ser feita uma distribuição dos lucros. Porém é muito importante lembrar que nem todo o lucro deve ser repartido entre os sócios pois uma parte deve se reinvestida na empresa para que esta desenvolva e cresça.

Estou pronto para ter um empreendimento?

Todo empreendedor deve se perguntar se está pronto para se tornar um líder. Além de estudar e conhecer muito todos os aspectos do seu novo negócio, deve ter consciência de que agora será o maior responsável pelas tomadas de decisão do lugar onde trabalha.

É recomendado que sejam realizados cursos de capacitação em diversas áreas, como administração, marketing e até um coaching empresarial. Você será o grande responsável pelo sucesso ou fracasso da empresa, por isso evite passar decisões importantes para terceiros.

Erros que você não deve cometer na hora de abrir sua empresa!

Falta de planejamento

O principal problema que os empresários de primeira viagem enfrentam é a falta de planejamento. É uma questão bastante ampla, que engloba praticamente todos os aspectos da empresa. Qualquer um no comando de um negócio precisa saber qual é o seu público-alvo e o que fará para o atingir. Este deve ser um dos primeiros objetivos de quem pretende se tornar um empreendedor.

Por exemplo: em qual ponto colocar um restaurante self-service? Que tipo de publicidade usar para atingir um público ideal? Como não ficar dependente de apenas um fornecedor? Esses são alguns exemplos de perguntas que devem ser feitas na fase inicial de abertura de um negócio.

O planejamento financeiro empresarial também é fundamental porque é ele que vai definir quanto de crédito será necessário: os gastos iniciais e mensais, os custos com pessoal e fornecedores e a margem de lucro esperada. Nesse ponto, é importante destacar que quase todas as empresas, mesmo as de sucesso, demoram alguns anos para começarem a ser lucrativas.

Planejamento financeiro em mãos, a administração ocorre sem improvisos ou contratempos. Basta que você siga seu plano, adequando-o quando necessário, de forma a usar o dinheiro de forma inteligente e tomando nota de cada transação.

Crédito com taxas de juros muito altas

No mundo dos negócios, desde o dono de uma pequena padaria ao grande empresário Donald Trump, conhecem uma verdade: é quase impossível abrir uma empresa sem crédito. Com ele, o empresário vai conseguir fazer os investimentos iniciais, comprar os primeiros insumos e ter um fluxo de caixa antes do negócio gerar lucros reais. É o crédito também que permite o empresário fazer a alavancagem do negócio.

Hoje, no Brasil, é muito mais fácil conseguir crédito do que há dez, quinze anos atrás. Porém, é preciso cuidado. Taxas de juros muito altas e parcelas muito caro podem se tornar bolas de neve impossíveis de pagar no futuro, mesmo que a empresa tenha sucesso. É preciso pesquisar as melhores taxas e pegar emprestado apenas o que é necessário.

Burocracia

Abrir uma empresa no Brasil leva, em média, 53 dias. É um dos processos mais longos do mundo! Somente a burocracia fiscal consome 2,6 mil horas por ano, em média, segundo pesquisa do Banco Mundial. Esses números mostram uma verdade que está na boca do povo: o Brasil é um país extremamente burocrático.

Dados como esses colocam o Brasil em 130º, entre 185 países, no ranking que avalia a facilidade para fazer negócios. Infelizmente, não adianta reclamar. Para ter uma empresa de sucesso, o empreendedor precisa aprender a driblar esses problemas. Saber quais são os tributos a serem pagos, prazos para liberação de alvarás e quais as certidões necessárias para seu negócio funcionar são pré-requisitos indispensáveis. Procure um contador para te ajudar com toda a documentação necessária para que o processo não se estenda por muito tempo.

Dicas extras sobre administração na hora de abrir sua empresa

Não perca controle do Capital de Giro

Um dos maiores vilões que levam pequenas e médias empresas à falência é a falta do capital de giro, que é aquela reserva que garante que as atividades continuem em momentos mais críticos. E isso serve mesmo quando a empresa tem apresentado lucro, pois o faturamento é sempre variável e pode ser que os próximos meses não sejam tão fartos quanto os últimos. Assim, esse dinheiro deve ser sempre acompanhado e bem gerenciado.

Foco no Fluxo de Caixa

Outro ponto que deve ter uma atenção especial é o fluxo de caixa da empresa, pois é através dele que você consegue saber quanto de dinheiro entra e sai do total de transações. Conhecendo bem seu fluxo de caixa é possível saber onde é o ponto de equilíbrio da empresa e, assim, saber como melhor administrar as suas contas a pagar e a receber, cobrando clientes que estejam devendo e pedindo mais prazo ou condições favoráveis para fornecedores.

Cuidado com o estoque

Muitas pessoas enxergam o estoque de produtos como um custo, porém ele deve ser visto como um investimento. Ele é o dinheiro da empresa convertido em mercadorias e precisa de um tratamento diferenciado para não gerar gastos desnecessários. A o gerir esse investimento é importante saber qual a demanda do seu mercado, sem ser pessimista demais ou otimista em excesso. Além disso, é preciso ter uma margem de segurança, caso surja um crescimento inesperado na demanda.

Administre com a ajuda de um sistema online

Administrar reunindo uma papelada não é prático e passível de erros. Dessa forma, uma dica valiosa de administração é usar um software próprio para isso, que possa ser acessado de qualquer lugar, com informações armazenadas na nuvem e constantemente atualizadas de forma integrada. Assim, os números ficam corretos e ajudam a descomplicar de vez.

Mesmo com todos esses entraves, o brasileiro ainda é um dos povos mais empreendedores do mundo. É por esse motivo que resolvemos dar uma ajuda para os leitores que pretendem fazer parte da fatia empreendedora do país, elaborando, nesse post, um passo a passo para que você faça o registro da sua empresa. Mas cuidado: muita gente confunde o registro de marcas e patentes com o registro de uma empresa. Registrar uma empresa não é patentear. Os registros de marcas e patentes, apesar de um pouco diferentes entre si, são ambos concedidos pelo INPI — Instituto Nacional da Propriedade Industrial — e somente interessam a quem deseja explorar, produzir e/ou vender, exclusivamente, uma marca ou produto, desde que tenha legitimidade para isso. Já o registro de uma empresa, como você poderá ver em breve, bom, é uma outra história.

Vamos lá então?

Elaborando o contrato social

Basicamente, a elaboração do contrato social irá definir as participações de capital de cada um dos sócios do empreendimento, bem como definir quais serão as atividades da empresa e seu funcionamento (modelo tributário, participação dos sócios etc.). O passo seguinte é verificar se o nome e o objeto social da empresa se encontram disponíveis para que o documento seja elaborado, que, por sua vez, deverá ser reconhecido em cartório e assinado por um advogado.

Uma dica é avaliar, já nesse momento, se a sua empresa pode se enquadrar no Simples Nacional, que é uma excelente forma de reduzir alíquotas de tributos e simplificar sua forma de pagamento junto aos órgãos do Fisco.

Fazendo os registros

Mesmo com toda a tecnologia à disposição do empreendedor, ele ainda deve registrar sua empresa em diferentes órgãos, aspecto que torna todo o processo mais oneroso e lento. Basicamente, esses registros são feitos nos seguintes órgãos: RECEITA FEDERAL, JUNTA COMERCIAL ou CARTÓRIO, POSTO FISCAL, PREFEITURAS MUNICIPAIS e ÓRGÃOS ASSOCIADOS.

E então, está se sentindo mais seguro para abrir sua empresa? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco e agende uma visita.